您想安排与团队开会讨论正在进行或即将进行的项目。唯一的麻烦是，您团队中的人员是远程工作的。让所有人同时进入办公室被证明是具有挑战性的。
幸运的是，技术使人们很容易聚在一起参加会议。借助视频会议，您的团队可以面对面交谈，而不必在同一房间或什至在同一州或国家。
详细了解视频会议的主要好处以及贵公司使用视频会议的主要原因。
视频会议在许多方面与任何其他类型的电话会议相似。它允许两个或多个人实时交流，而无需位于同一位置。与电话会议不同，视频会议允许参与者在通话过程中彼此见面。除了让与会者在会议期间彼此见面之外，视频会议还经常提供在呼叫过程中共享信息（例如文档或演示文稿）的选项。
尽管视频会议类似于视频通话，但通常有两个以上的参与者。视频会议可能在项目团队的所有成员之间，您的团队与客户的团队之间或在您的团队与公司的股东之间进行。在某些情况下，可以参加视频会议的参与者数量是无限的。
视频会议依赖于各种不同的设备和技术。视频会议系统需要将数据发送给参与者，并且需要营造一种感觉，即参与者都在同一房间内，而不是在不同的位置。尽管视频会议所使用的确切技术和所需的特定设备可能会根据组织的需求而略有不同，但总的来说，视频会议的工作需要以下所有条件。
软件程序通常是任何视频会议的核心。存在许多不同的程序，每个程序各有利弊。适合一家公司的程序可能不适合另一家公司。例如，某些程序允许人们使用笔记本电脑或其他计算机或通过电话拨号加入视频会议。许多程序限制了与会者的人数，尽管某些软件程序比其他软件更慷慨。
在某些情况下，为视频会议供电的软件被集成到硬件中。在其他情况下，该软件是可与多种设备一起使用的独立应用程序。
音频和视频需要从一个人的设备传输到另一个人的设备，视频会议才能正常工作。数据传输的一种方式是通过高速Internet连接。企业之间高速互联网连接的普及使视频会议成为许多公司的现实。公司的互联网连接速度越快，它对视频的处理就越多，视频的质量也越好。
参加视频会议的人们需要一种方式来查看发生的情况以及一种可视化地参与讨论的方式。视频输入设备通常是摄像机，例如连接到笔记本电脑的网络摄像机或独立摄像机。在某些情况下，视频输入可以是计算机或数字白板的屏幕。
视频输出设备包括显示来自视频会议的图像的设备。该设备可以包括笔记本电脑的屏幕或台式显示器，视频投影仪和屏幕，电视，LCD显示器或视频墙。
像视频一样，音频需要作为会议的一部分进出。音频输入设备通常是一个麦克风或一组麦克风。根据会议的设置，麦克风可能内置在笔记本电脑中，或者可能是独立的设备。在一些会议室中，麦克风被放置在整个空间中或位于桌子的中央。
音频输出设备可以包括扬声器（例如笔记本电脑或台式机内置的扬声器），一副耳机或整个房间中带有放大器和扬声器的完全集成的音频系统。
设计不佳的视频会议系统的潜在缺点是，当有人讲话，在远端系统中被听到并且语音被拾取并发送回始发系统时，可能会发生回声延迟。因此，回声消除技术通常是视频会议程序的一部分。该技术减少了音频的延迟，因此感觉自然。
