视频会议系统已经广泛应用到了协同办公、在线培训、远程教育等各个方面。以及应用于政府、军队、企业、IT、电信、电力、教育、证券、金融、制造等各个领域。
视频会议系统的重要作用是异地开会，相比传统的会议模式，更加省时省力，还能提高工作效率。传统会议一般是有一方组织，然后其他多方前来参加，组织方要租赁和布置会议室、接待参会人员的食宿，参会方要千里迢迢的从一座城市奔赴到另一座城，双方的时间、人力、物资成本耗费严重，更何况碰上恶劣天气导致航班、高铁延误，前期准备了很久的会议不能正常召开。
视频会议系统的应用范围非常广泛，可应用在网络视频会议、商务型视频会议系统、环境下的视频会议系统、教学型视频会议系统、会议型双向视频会议系统、管理平台、高层会议、大型会议、移动会议这几项大的会议应用中去。同时随着经济的发展和竞争的加剧，企业对视频会议系统的需求越来越大。
视频会议系统主要向灵活易用性、大众化平民化，家用小型化发展。电子信息软件业的发展，使得普通用户享受高清晰的视频通信。现在越来越多的视频会议系统增强协作能力，降低公务成本的优势使其正成为各行业信息交流，传递的重要手段。
